لكن هل يتم استخدامه علي وجه التحديد في العمل بطريقة لائقة وصحيحة ؟! يمكننا أن ندرجه ضمن العادات التى نتخذ منها سمة لحياتنا ... وهى عادة لذيذة بالفعل ... لكن كيف يمكن توظيفها علي النحو الأمثل ...؟!
* كيفية استخدام البريد الإلكترونى ؟
1- استخدام البريد الإلكترونى كإحدى قنوات الاتصال بحيث لا يمثل كل قنوات الاتصال – أى الجزء وليس الكل - صحيح أنها وسيلة المناقشة الموثقة والتى لا تستغرق سوى نقرة واحدة علي الفأرة . لكنها لا تنفع في نفس الوقت إدارة شركة من خلالها لأنك لن تستطيع الحصول علي أى موظف تريده وبالتالى لن يشعر أحد بتواجدك بوصفك صاحب العمل أو المسئول عنه .
2- وضع مواصفات قياسية له :-
- القصر , ليكن ممتعآ في قراءته ولا يصاب الشخص بالملل . وألا يتعدى طوله طول الشاشة . أما إذا لم تلتزم بهذه المواصفات ، فسيكون رد الفعل تجاه رسالتك بإحدى الطرق الآتية :-
* عدم قراءة الرسالة كاملة .
* تأجيل قراءتها فيما بعد .
* عدم الالتفات لها جيدآ ( بالتحدث مع شخص آخر – أو إجراء محادثة تليفونية )
3- تشجيع العملاء دائمآ بالاستفسار عن المزيد ، فتوجيه الأسئلة المستمرة من قبلهم هو بالشئ المثمر فهو يجعل أبواب شركتك دائمآ مفتوحة .
4- التأكد من صحة ما تكتبه ، مثل الغلطات الإملائية أو النحوية أو الصيغ غير التأديبية .
5- الإجابة علي الرسائل المرسلة إليك ، إن لم تستطع الرد عليها في حينها عليك بتخصيص وقت حتى ولو بعد انتهائك من الأعمال المضنية . لا تتأخر مطلقآ في الرد علي أى رسالة وإن حدث ذلك لابد وأن يكون هناك الرد المقنع .
6- عدم إظهار الغضب أو التحكم في رسائلك ، لأنها رسائل تحمل بداخلها اللهيب الذى يشعل النيران . حاول ألا تفقد أعصابك أو أن توجه نقدا لغيرك في رسالة وإنما انتظر حتى تواجهه وجهآ لوجه لأنها لن تعكس بداخلها تعبيرات الوجه أو لغة الجسد وبالتالى لا يفهم ما هو مقصود منها وتأتى بالنتائج العكسية . وهناك طريقة أخرى إذا لم تنجح في ذلك من تسليم الرسالة شخصيآ بنفسك أو التحدث من خلال التليفون .
7- التدريب علي كتابة البريد الإلكترونى في حالة عدم الإتقان فاستخدام البريد الإلكترونى أصبح ضرورة في تعاملات العمل وإن كان ينصح بعدم الإفراط في استخدامه . فالأمر لا يقف علي استخدامه وإنما أيضآ علي كيفية إتقانه عند التعامل معه ، فلا تخجل من أن تطلب من زميل متمرس عليه في العمل أن يدربك عليه إذا كنت تفتقد لبعض المهارات فيه ومن أفضل الزملاء علي الإطلاق هى السكرتارية . واعلم دائمآ أن العملاء الذي لا يمكنك رؤيتهم أو الاتصال بهم إلا عن طريق البريد الإلكترونى يصدرون حكمهم عليك من خلاله .
8- لا مانع من روح الدعابة في البريد الإلكترونى ، ففى خضم أعباء العمل ومشاكله أنت بحاجة إلي كلمة لذيذة تسمعها أو تقرأها للتخفيف عنك ، وماذا عن النكات ... لا مانع منها أيضآ لكن هناك العديد من الشركات لا تسمح بها وتلتزم بالرسائل الجادة ... عليك أن تكون مقدامآ ولا تخشي من هذه اللوائح وتحمل النتائج ... لكن مع الوضع في الاعتبار أن الإكثار منها لا يمكنك من اتخاذ الجدية في كتابة الرسائل ... وبالتالى ضياع فرص العمل والعملاء ؟!
9- " اتباع قاعدة الخمس دقائق " – إذا كان هناك شيئآ ما يغضبك أو يثيريك لظرف يتعلق بالعمل أو خارجه وكنت علي وشك كتابة رسالة عليك بالانتظار قليلآ وليكن خمس دقائق فقط علي أن تشغل نفسك بأى شئ مثل التمشية قليلآ أو الاسترخاء .
10- تحديد متطلبات رسالتك للوفاء بالغرض المطلوب منها :-
* تحديد عناوين الموضوع .
* تحديد عنواين الأشخاص الذي تريد إرسال البريد الإلكترونى له ، ولا يقصد هنا كتابة عنوان الشخص المرسل إليه فهذا أمر مفروغ منه ... وإنما الانتقاء جيدآ للأشخاص ذوى الشأن والذي تقع هذه الرسالة في مجال اختصاصهم : -
إلي : ....... To :...
نسخة كربونية :....... C C : ...
فإلى تختلف عن النسخة الكربونية ... فينبغى التدقيق جيدآ
* التأكد من وصول الرسالة إلي الجهة المختصة .
* متابعة الرد .
فكل ذلك يندرج ضمن قواعد العمل لضمان نجاحه .